Você já sabe, investir na sua equipe é uma das melhores maneiras de ter trabalhadores engajados e rumando para a mesma meta que sua empresa, como diz o texto abaixo.
>> Desenvolvimento de pessoas: 11 motivos para investir: https://www.insider.training/post/desenvolvimento-de-pessoas-11-motivos-para-investir<<
Para que você possa tornar esse processo mais dinâmico e possa fazer com os recursos que tem dentro da própria empresa, vamos te dar todas as orientações para fazer um curso de T&D ideal para o seu time.
Durante esta aula de como montar o treinamento, tenha em mente que assim como um arquiteto trabalha com o cliente para tomar decisões sobre o prédio que está sendo projetado, os gestores e o RH das empresas também precisam trabalhar com seus times para construir e solidificar cada vez mais o local onde todos trabalham.
Então, vamos começar!
Defina sua política de treinamento e desenvolvimento
Toda empresa deve ter uma política de treinamento e desenvolvimento estruturada em um documento contendo as diretrizes para todos os seus programas de T&D. Com isso, todas as iniciativas nessa área estarão padronizadas e integradas aos objetivos da empresa.
Ao criar uma política de T&D, sua empresa deve observar alguns pontos importantes:
1 – Objetivos
Definir objetivos claros para orientar os responsáveis pela aplicação das ações de treinamento e desenvolvimento, ajuda a planejá-las e executá-las de acordo com as expectativas da empresa.
2 – Abrangência
É preciso definir quantas e quais pessoas dentro da organização farão parte dos programas de capacitação. No tópico referente à abrangência devem constar os critérios aplicados para seleção dos participantes em um treinamento, como performance, tempo de casa, cargo, entre outros.
3 – Responsabilidade
O documento também deve definir as responsabilidades de cada colaborador e setor da empresa diante da aplicação das ações de T&D. Enquanto o gestor da equipe pode ajudar na estruturação das ações e no engajamento dos demais, os profissionais de níveis operacionais se comprometem a cursar as capacitações que lhes foram designadas.
4 – Tipos de treinamento
Como veremos a seguir, existem diversos tipos de treinamento que podem ser aplicados em um ambiente corporativo. A política de T&D deve detalhar as normas e condições relacionadas a cada tipo de treinamento, como sua duração, local a ser realizado e quem deve participar das ações, por exemplo.
5 – Atualizações
Sua política de T&D deve ser atualizada periodicamente. Isso é importante pois as empresas e o mercado nunca param de evoluir e novas demandas surgem constantemente. Portanto, certifique-se de que o documento não fique defasado e perca legitimidade, o que acabaria reduzindo o engajamento e levando ao descrédito do programa.
Depois de definir os termos da política de T&D, é hora de planejar e implantar seu programa de treinamento e desenvolvimento.
Quer um guia passo a passo? Conheça a seguir as quatro etapas mais importantes desse processo.
Como montar um programa de treinamento e desenvolvimento
Existem quatro etapas bem definidas para elaborar um programa de treinamento e desenvolvimento corporativo. E nenhuma delas pode ser negligenciada pelos gestores de RH.
1. Diagnóstico
Antes de tudo, é preciso identificar as reais necessidades e dificuldades da sua empresa na área de treinamento e desenvolvimento de pessoas. Converse com os gestores e pergunte que tipo de competências eles mais sentem falta em suas equipes. Para enriquecer o diagnóstico, uma boa ideia é ouvir também os demais colaboradores por meio de questionários ou dinâmicas em grupo.
Outra ferramenta importante nessa etapa é o Levantamento de Necessidades de Treinamento (LNT). Trata-se de uma análise sistemática usada para identificar lacunas entre as competências que a empresa precisa e aquelas que os colaboradores realmente podem oferecer.
2. Planejamento
Depois de entender as reais necessidades da sua empresa, é hora de planejar e organizar uma estratégia de T&D para atacar o problema. Esse planejamento precisa estar documentado em um Plano de Treinamento e Desenvolvimento, que vai registar os objetivos específicos dessa estratégia e de que forma ela será executada.
No plano vão constar também informações como o formato, a duração e o orçamento disponível para cada ação, além de detalhar as técnicas de treinamento que serão aplicadas. O ideal é que o documento contenha um cronograma de execução, indicando a sequência de ações mais adequada para o momento atual da empresa.
3. Execução
Depois de concluída a etapa de planejamento, chegou a hora de tirar as ideias do papel. Procure seguir à risca o que está previsto no plano de T&D, mas esteja preparado para a eventualidade de algo sair do controle devido a algum imprevisto.
É fundamental que o RH acompanhe de perto a execução dos treinamentos para poder identificar (e corrigir) erros e dificuldades que possam surgir durante o processo.
4. Avaliação
Sempre que sua empresa concluir uma ação de T&D, é preciso avaliar se o treinamento realmente surtiu efeito e cumpriu as expectativas da empresa.
Existem várias ferramentas para ajudar o RH na etapa de avaliação. Além de medir o número de colaboradores impactados, monitorar as taxas de adesão e de abandono dos treinamentos, você também pode coletar depoimentos dos participantes para que eles mesmos possam avaliar as ações.
Organizando o plano
O plano oficial deve ser bem detalhado e claro, explicando cada etapa do treinamento. Este documento será guardado mais tarde, para que seja possível planejar treinamentos futuros e comparar técnicas de aplicação e pontos de melhoria com planos anteriores.
Para planejar com eficiência, é importante saber quais metas você está tentando alcançar. A equipe de gerenciamento sênior e os departamentos individuais com os quais você está falando estão na mesma página quando se trata de metas de aprendizagem e desenvolvimento? Também é importante estar ciente das considerações de orçamento e como seu novo plano se compara ao que foi feito no passado.
O principal objetivo no estágio de planejamento é descobrir quais são as lacunas de habilidades. Na próxima etapa, você pode planejar a implementação de mudanças para resolvê-los. Você provavelmente encontrará muitas oportunidades
de melhoria, e caberá a você identificar qual é a principal prioridade.
Alguns dos pontos que não podem faltar no plano de T&D são:
1. Motivos para execução do treinamento
2. Informações coletadas durante o LNT
3. Entrevistas com funcionários
4. Objetivos e metas
5. Trilhas de aprendizagem
6. Materiais necessários para aplicação
7. Dias do treinamento
8. Local de aplicação
9. Orçamento
Diagnóstico e levantamento das Necessidades de Treinamento (LNT)
O levantamento não é incluído no documento, mas precisa ser feito, já que os dados levantados durante sua execução serão importantes para planejar os treinamentos. Fazer um LNT é basicamente mapear os setores que necessitam de treinamento. Assim, evita-se a aplicação dos métodos errados para colaboradores já qualificados, desperdiçando recursos e tempo.
Para fazer o LNT é preciso utilizar vários métodos e técnicas, dependendo do perfil da empresa e seu foco, por consequência, localizar quais processos apresentam irregularidades e quais colaboradores apresentam pontos de melhoria na execução de suas tarefas diárias. Desse modo, é possível mensurar o impacto desses pontos de melhoria do desempenho da empresa.
Este processo é indispensável para a formação do plano de treinamento e desenvolvimento. Por isso, se você não conhece esse método o suficiente, não perca tempo e confira nosso post: Tudo que você precisa saber para fazer um bom LNT.
Faça uma análise de lacunas (Gap analysis)
Isto é, fazer um relatório que mostra onde seus funcionários estão hoje, em contraste com onde você deseja que eles estejam no que diz respeito às suas competências.
É provável que você já tenha muitos dados e informações para iniciar uma análise de lacunas. Seus registros oficiais de RH podem conter coisas como descrições de funções padrão, avaliações de desempenho e até relatórios de acidentes e segurança. Comece com isso. Você também pode ter outras ferramentas formais, como avaliação de funcionários ou revisões de 360 graus. Caso contrário, pode valer a pena investir em buscar estes dados, para que você possa ter uma imagem clara e objetiva de sua força de trabalho.
Entreviste funcionários
Lembra que eu disse que um arquiteto trabalha com o cliente para tomar decisões sobre o prédio que está sendo projetado? Esse tipo de parceria também é fundamental para o desenvolvimento dos funcionários.
Um estudo feito pela Fierce, empresa de treinamento em comunicação, que entrevistou 800 líderes de várias organizações, descobriu que:
- 44% dos funcionários achavam que as práticas no local de trabalho eram ineficazes e frequentemente prejudicavam a produtividade e a moral dos funcionários
-50% disseram que a falta de transparência em toda a empresa e a falta de envolvimento dos funcionários são as principais áreas de preocupação
- menos de um terço dos funcionários sentiu que sua opinião fez alguma diferença
Aí, é desnecessário dizer, mas é importante reforçar que, para o seu programa de desenvolvimento de funcionários funcionar, você precisa falar com eles e ouvi-los.
A coisa mais importante a fazer é descobrir quais são seus próprios objetivos dentro de sua empresa. Você pode ter um funcionário de TI, por exemplo, que faz um ótimo trabalho e tem um bom relacionamento com o resto da equipe.
Observando de fora, ele parece ser o principal candidato a ser promovido a um cargo de gerência.
Mas ele quer ser gerente? E se ele estiver perfeitamente feliz em sua função atual e não tiver interesse em liderar os outros? Não importa quanto treinamento você tenha no bolso de trás, forçar esse novo papel sobre a pessoa pode criar ressentimento, levá-la ao fracasso ou, até mesmo, a deixar a empresa.
Também há outras coisas que você pode aprender conversando com os funcionários: obter seus insights sobre as descobertas de sua análise de lacunas, descobrir como e quando eles preferem aprender e assim por diante.
Objetivos e metas
Ao desenvolver um programa de treinamento e desenvolvimento, a tentação é começar a olhar para ferramentas, cursos de treinamento e cronogramas. Resista a essa tentação e recue um momento. Quais são as metas gerais de negócios que você e sua liderança estão tentando alcançar? Quais são as etapas intermediárias ou marcos que levam a essas metas?
O plano estratégico da sua empresa envolve fusões ou aquisições? Você precisará de um plano para gerenciamento de mudanças e compartilhamento da missão, visão e valores comuns. Talvez haja um foco renovado no atendimento ao cliente.
Como isso vai além de seus funcionários da linha de frente?
Após estas perguntas respondidas e com base no que ficou definido no Levantamento das Necessidades de Treinamento, agora, os responsáveis definem qual é o objetivo a ser alcançado, ou seja, que problema deve ser resolvido.
Durante estes levantamentos, os responsáveis observaram a falta de produtividade dos colaboradores? Eles não têm desempenhado suas respectivas tarefas da forma correta? Os clientes vêm reclamando do atendimento?
É preciso identificar o que falta em seus colaboradores e, então, moldar o T&D com o intuito de preencher os gaps de competência.
Identificar Competências
Competências são grupos de comportamentos, conhecimentos e habilidades que afetam o sucesso de funcionários e organizações. Alguns exemplos de competências são Atendimento ao cliente, Business Acumen e Building Effective Teams. Depois de identificar as competências que sua organização deseja promover, será mais fácil definir os caminhos de aprendizagem para os funcionários que as incutem..
Por que competências, em vez de, digamos, habilidades individuais ou requisitos de trabalho? A aprendizagem baseada em competências é agora um pilar nas empresas mais bem sucedidas. Em um estudo da Development Dimensions International (DDI), 89% das organizações best-in-class tinham competências essenciais definidas para todas as suas funções (em comparação com apenas 48% de todas as outras empresas). Um relatório separado da Fortune e da Aon Hewitt descobriu que 100% das empresas que fazem parte da lista das principais empresas globais usam um modelo de competência bem definido.
Existem dois tipos de competências que diferem no modo de aplicação no ambiente de trabalho e em como podem ser melhoradas. Abaixo explicamos um pouco sobre cada um.
1. Competências Comportamentais (Soft Skills)
O cargo que um colaborador exerce não exige soft skills, no entanto, elas são valorizadas pelo mercado por criarem um clima organizacional melhor. Nem sempre é possível reforçá-las em treinamentos, mas sim por meio da conversa e feedback constante dos gestores. Algumas das soft skills que podem ser trabalhados são:
Comunicação: os setores das empresas são interdependentes na hora de criar um produto ou prestar um serviço. Por isso, as equipes devem se comunicar durante o processo produtivo para que o resultado esteja de acordo com as expectativas de todos. Além de treinar a oratória dos colaboradores, os organizadores do treinamento incentivam a integração informal da equipe e a diminuição da timidez dos mais reservados.
Liderança: cargos que têm como função cuidar de uma equipe (principalmente os cargos de gestão de pessoas), precisam ter uma conduta justa e firme, focando no progresso. Profissionais que mostram liderança são muito valorizados pela empresa, pois dão ouvidos à opinião de seus subordinados e elevam o nível da equipe.
Motivação: equipes desmotivadas não entregam os melhores resultados, mesmo que sejam bem qualificadas. Os colaboradores devem ser instigados a trabalhar e ter visão de futuro. Para isso, devem estar engajados com a empresa. Os treinamentos dessa área focam em conscientizar o colaborador do impacto de suas funções na instituição e formar um sentimento de sociedade.
2. Competências Técnicas
Estas são essenciais para que o colaborador exerça suas funções plenamente, pois o gestor da área não contratará alguém que não possua as competências técnicas exigidas pelo cargo. Essas competências envolvem os conhecimentos dos procedimentos e equipamentos de cada função, como conhecimentos em Microsoft Word, experiência em vendas, dependendo do cargo em questão.
Já sabe quais competências precisam ser trabalhadas no seu treinamento? Então continue lendo, pois listamos alguns dos modos de aplicá-lo! Confira:
Definir formato e modo de distribuição
Depois de fazer todos os outros passos, a próxima etapa é projetar seus cursos e materiais. Esta pode ser uma tarefa maior do que você imagina, então não subestime o nível de tempo e energia envolvidos. A criação do material do curso é um processo colaborativo, envolvendo instrutores e especialistas no assunto dentro da sua organização, com contribuições e orientação dos gerentes.
Em termos simples, significa definir como o treinamento será aplicado, dependendo dos recursos e demandas da sua empresa. O melhor modo é aquele com um ambiente propício para melhorar determinada habilidade e que estimule a interação entre os participantes. Separamos alguns abaixo:
In Company: treinamentos “in company” ocorrem de forma presencial, dentro da empresa. A equipe de gestão pode optar por serviços terceirizados de treinamento ou aplicar trilhas de aprendizagem próprias, internamente. Caso você escolha a primeira opção, a empresa contratada envia alguém encarregado da aplicação que cria trilhas de aprendizagem personalizadas com base nos pontos de melhoria da equipe que devem ser reparados.
Outdoor: são atividades ao ar livre organizadas pela gestão da empresa, em busca de capacitar o colaborador em trabalho em equipe e adaptabilidade por meio de desafios, corridas de obstáculos e acampamentos. A aplicação mais tradicional é contratar pacotes em sítios ou parques, mas as empresas podem optar por ambientes públicos, desde que os colaboradores tenham contato com um ambiente diferente do escritório e que reflita o impacto das decisões tomadas de forma imediata.
À distância ou online: se sua empresa possui várias filiais ao redor do país ou equipes muito grandes para capacitar, os treinamentos EAD podem ser a melhor escolha. São benéficos pela possibilidade de reunir uma quantidade maior de colaboradores e orientadores simultaneamente, tornando o treinamento mais dinâmico e abrangente, em um menor espaço de tempo. Além do custo ser baixo, os treinamentos são adaptáveis à necessidade da equipe, considerando o limite de tempo disponibilizado pela empresa e os assuntos que precisam de foco.
Elaborar orçamento: É importante separar os recursos necessários com antecedência, para evitar imprevistos. O orçamento será elaborado considerando quanto a empresa pode gastar e, a partir disso, rever a escolha do modo de distribuição, pensando no custo-benefício da aplicação e cabe no orçamento disponível.
Com o orçamento definido, você precisa aplicar as melhores técnicas para o perfil da sua empresa, que farão o dinheiro investido render.
Definir técnicas
Além de decidir sobre o conteúdo mais urgente, você precisa descobrir como distribuí-lo; você planeja entregar a maior parte ou todo o seu treinamento online por meio de um Learning Management System (LMS) ou vai adotar uma abordagem combinada com peças entregues pessoalmente?
Existem várias ferramentas que podem dar suporte ao seu programa de aprendizado e desenvolvimento, incluindo um LMS, ferramentas de gerenciamento de projeto e software de criação de conteúdo. No entanto, excelentes instrutores e designers instrucionais são essenciais para transmitir as informações.
Não é necessário investir em tudo de uma vez - descubra o que é mais importante para você e obtenha isso primeiro.
A técnica de aplicação escolhida no processo, ajuda a melhorar o humor dos participantes, aproximando o treinamento de um programa informal e divertido.
Assim, os colaboradores se sentem mais confortáveis durante a aprendizagem e evoluem soft skills com mais facilidades. Separamos alguns exemplos de técnicas de aplicação para você:
Colaborativo: muito semelhante aos treinamentos outdoor, porém não necessita que ocorra fora do ambiente organizacional. São aplicados por meio de workshops, palestras e aulas, focando especialmente na integração dos colaboradores.
Os funcionários participantes desse tipo de programa tendem a se sentir valorizados. Desenvolvem uma maturidade isolada do trabalho em equipe, que inclui o exercício do senso crítico, um aumento na autoestima, entre outras.
Gamificação: termo deriva da palavra em inglês game (jogo), ou seja, é a aplicação de jogos para dinamizar os processos da empresa por meio de uma visão mais descontraída. Isso estimula a competitividade saudável e mais exigência na obtenção de resultados. Porém, é necessário ter em mente o perfil do colaborador participante, analisar suas decisões no progresso do jogo, além de passar o feedback sobre suas conquistas e como ele as alcançou.
Agora, com as informações necessárias para formalizar o evento em mãos, é hora de passar tudo para o papel! Pegue suas anotações sobre o LNT, suas avaliações de desempenho e fique atento. Vamos te explicar como documentar o plano de T&D.
Ofereça treinamento formal
Com o trabalho preliminar feito, agora é hora de direcionar essas lacunas nas competências dos funcionários. Deve ser elaborado um programa de treinamento formal que atribua cursos de treinamento específicos aos seus funcionários. Isso deve incluir não apenas habilidades específicas para o trabalho, mas também habilidades gerais de negócios e treinamento em habilidades sociais.
Qual a forma dessas sessões de treinamento formal? Para muitas habilidades, cursos curtos em vídeo online serão adequados. Eles podem ser vídeos prontos para uso sobre tópicos comuns (conformidade, segurança, habilidades de comunicação etc.) ou vídeos personalizados.
Os melhores programas de treinamento tendem a usar o aprendizado combinado, que usa tanto sessões com instrutor quanto mídia digital / online. Com uma abordagem de aprendizagem combinada, os cursos digitais podem ajudar a liberar o tempo dos instrutores, permitindo que eles usem o tempo da sala de aula para atividades mais produtivas, como discussão em grupo, sessões práticas ou perguntas e respostas.
Para obter mais informações sobre os benefícios do aprendizado combinado, consulte os “5 benefícios do aprendizado combinado para instrutores corporativos”
Adicionar Coaching / Mentoring
Mentoring e coaching não estão em conflito com o treinamento. Na verdade, o mentoreamento pode ser um acréscimo inestimável ao seu programa de treinamento, especialmente para desenvolver seus funcionários de alto potencial.
Um programa de mentoria cria relacionamentos entre os funcionários que permitem o desenvolvimento e a transferência de conhecimento para ajudar os menos experientes a crescer profissionalmente. Combinar mentores e pupilos é um componente crítico para a criação de um programa de sucesso. Você terá que combinar funcionários com base em:
- Experiência: não deve haver uma lacuna muito grande ou muito pequena entre a experiência do mentor e do pupilo. O pupilo precisa ser capaz de aprender e ser desafiado, mas não sobrecarregado.
- Expectativas: ambas as partes devem saber o que esperar do relacionamento. O mentor precisa ver o relacionamento como mais do que apenas uma oportunidade de “compartilhar histórias de guerra”, por exemplo.
- Compatibilidade: quando mentores e pupilos têm abordagens e estilos de comunicação semelhantes, o relacionamento costuma ser muito mais frutífero. Por exemplo, você pode considerar fazer uma avaliação DISC e combinar funcionários com tipos de personalidade semelhantes.
Depois de determinar as correspondências potenciais, vá em frente e elabore algumas diretrizes e um acordo de mentoria. Isso ajuda a formalizar o relacionamento e pode evitar alguns problemas que podem surgir no futuro.
Permitir aprendizagem autodirigida
Seus funcionários de alto potencial ficarão motivados para aprender e progredir por conta própria. Aproveite! Abra sua biblioteca de aprendizagem para os funcionários para que possam encontrar os cursos que desejam e realizá-los em um horário que seja conveniente para eles.
Na verdade, há vários benefícios em permitir essa aprendizagem autodirigida, pois ela acomoda melhor os diferentes estilos de aprendizagem, aumenta a velocidade do desenvolvimento profissional e oferece um melhor retorno sobre o investimento em treinamento.
Em minha experiência, descobri que a aprendizagem autodirigida é particularmente benéfica para os funcionários no aprendizado de algumas funções. Como:
Habilidades interpessoais: muitas vezes, os funcionários não gostam de admitir que precisam de ajuda com habilidades sociais. Mas existem características úteis para praticar e aprender como tomada de decisão, multitarefa, criatividade, habilidades de comunicação, entre outras.
Veja aqui uma lista completa do que conta como habilidades sociais:
Matemática de negócios: sejamos honestos, no momento em que nos acomodamos em nossas carreiras, provavelmente já esquecemos 18/20 da matemática que aprendemos na escola. (Você fez uma pausa para descobrir se deveria ser 9/10 ou 90%? Veja, eu fiz!) Aprender a matemática necessária para os negócios é mais fácil (e menos embaraçoso) quando você pode seguir seu próprio ritmo.
Habilidades pontuais: imagine um funcionário que nunca teve que negociar antes, mas agora se encontra em posição de comprar uma ferramenta de software personalizada - e cara - para seu departamento. Como seria maravilhoso se a pessoa pudesse assistir a um vídeo de quatro minutos sobre habilidades básicas de negociação. Certo?
Com seu plano pronto, é recomendado executar um evento teste, para verificar a efetividade de cada parte do plano de treinamento e desenvolvimento e corrigir qualquer imperfeição no processo. Desse modo, a equipe organizadora do treinamento pode aplicar o plano com propriedade e gerar resultados mais efetivos e benéficos para a empresa.
Fazendo tudo sozinho ....?
Eu forneci este guia para que você possa começar a criar seu próprio programa de aprendizado e desenvolvimento para os funcionários. Siga este modelo e você pode ter um instalado e funcionando (com sucesso) em uma fração do tempo que levaria de outra forma.
Mesmo assim, você pode encontrar alguns obstáculos ou apenas sentir que precisa da ajuda de um veterano do setor. Por exemplo, você precisa de uma lista de verificação rápida para comprar conteúdo de eLearning? Ou um guia tático para configurar um sistema de gerenciamento de aprendizagem? Ou apenas precisa falar com um consultor de aprendizagem que já esteve lá e fez isso?
Adoraríamos ter a oportunidade de ajudá-lo. Se algum dos guias ou artigos aqui contidos não ajudarem você, sinta-se à vontade para entrar em contato e nos dizer onde você está ao definir o seu programa de treinamento e desenvolvimento de funcionários. Vamos continuar a partir daí!
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